Eventos con formato Open Space: Potenciando la industria, la academia y la sociedad!

Ese día de marzo de 2009, en Buenos Aires, no sabía que me encontraría con un evento TAN distinto…

Era asistente y parte del equipo organizador del “Agile Open Buenos Aires 2009“, que comenzó muy temprano en una de las sedes de UNTREF (Universidad Nacional Tres de Febrero, de la cual hoy soy docente!) y los organizadores éramos un equipo de entusiastas, integrantes todos nosotros la entonces incipiente comunidad ágil argentina y latinoamericana.

Ese fue el segundo evento comunitario “grande” sobre agilismo en esta parte del mundo, Latinoamérica, luego del internacional “Ágiles 2008” realizado en octubre del año anterior. Además, también sería mi primer día completo inmerso en el maravilloso mundo del Open Space (en español, Espacio Abierto).

En ese momento capté algunos detalles que más adelante pude identificar como muy relevantes, tales como las reglas del evento, la importancia de la disposición de las sillas en el primer momento, la agenda vacía en una cuadrícula grande, la paciencia, la buena onda.

Pasó el día, se sucedieron decenas de sesiones -muchas en paralelo!- sobre temáticas variadas. Tuvieron lugar conversaciones y talleres, discusiones y ponencias, charlas con café en mano durante el almuerzo y los intervalos, nuevos vínculos y fortalecimiento de otros no tan nuevos y un conjunto memorable de aprendizajes y buenos momentos compartidos.

De allí en más, busqué seguir en contacto cercano con este tipo de eventos. Se sucedieron en el marco de la comunidad ágil, los “Agile Open” relativos al “Agile Open Tour” que organizamos ese año 2009 por varias ciudades del interior de Argentina y los mini eventos de este estilo que llevamos adelante junto a Juan Gabardini en las clases finales de la materia de FIUBA en la que dictábamos temáticas relacionadas a la gestión de proyectos bajo el marco ágil… El Agile Open Tour se repitió también en 2010, 2011 y 2012! 🙂

Y así pasaron Ágiles 2009 en Florianópolis (Brasil), Ágiles 2010 en Lima (Perú) y Ágiles 2011 nuevamente en Buenos Aires (Argentina). El formato de estos eventos solía ser de 2 jornadas completas dedicadas a sesiones pre-programadas. Debido a varios factores, en Ágiles 2012 llevado a cabo en Córdoba (Argentina), finalmente nos decidimos a dedicar un día completo, el tercero del evento anual latinoamericano, a sesiones libres y abiertas, bajo el formato Open Space. Salió genial y ese mismo formato lo repetimos en Lima (Perú) al siguiente año, en Ágiles 2013.

Mientras tanto, las comunidades de la región fueron naciendo, creciendo y fortaleciendo… se organizaron una serie de eventos Open Space a lo largo y ancho del continente, muchos los cuales tuve el placer de facilitar y/o participar (Agile Open Lima II, Agile Open Lima V, Agile Open Seguridad Informática 2011 y 2012, ambos en BsAs, Agile Open Juliaca 2012, Agile Open Bogotá I, Organizaciones Flexibles (Agile Open RRHH) en BsAs, Agile Open Medellín 2012, Agile Open Cartagena 2013, Agile Open Uruguay 2013, Agile Open Medellín 2013).

Además de las comunidades, varias empresas se sumaron a esta ola de eventos (Sura, OSDE y GlobalLogic, por mencionar algunas). Siguiendo recomendaciones de Kleer y/o de agilistas internos, organizaciones grandes, medianas y pequeñas de diversos rubros (Seguros, Salud, Desarrollo de Software, etc) realizaron eventos de diversa duración (entre 4 y 8 horas) para que sus integrantes -analistas, proveedores, colaboradores, usuarios, gente del negocio, etc- compartieran conocimientos y experiencias; debatieran sobre problemáticas internas; establecieran estándares y puntos de vista en común; realizaran ponencias y conversatorios para debatir cuestiones organizacionales; comunicaran decisiones nuevas y relevantes; y tantas otras sesiones de todo tipo: teóricas, prácticas, mixtas, etc.

Una sesión que recuerdo con mucha alegría fue facilitada por la Gerente de IT de una empresa muy grande en Medellín, dos veces. Dos veces, porque en el segundo evento Open Space que facilitamos en esa compañía, la sesión se replicó debido al éxito rotundo que tuvo en su primera instancia, seis meses atrás. La sesión trató sobre “Equipos Felices“. Decenas de personas (tal vez, más de cien!) reunidas en torno a un tema tan dejado de lado en muchas otras instituciones: la felicidad (o “la salud organizacional” para aquellos que no quieran hablar de alto “tan naif”).

En sintonía con esto, también aprovecharon las virtudes de este formato algunas organizaciones como el Proyecto Nahual, de inclusión social y contensión en barrios carenciados que busca hacer llegar el conocimiento a los sectores más vulnerables, como prioridad. A fines del 2012 nos reunimos una mañana los voluntarios, colaboradores, alumnos, docentes y amigos de la casa, para proyectar mejoras, potenciar ideas y hacer más fuerte al proyecto. Y vaya si se logró: este año el Proyecto Nahual ganó el premio “Sadosky de Oro” entregado por la industria del software en Argentina, además del premio Sadosky en la categoría de Inclusión digital para el cual estaba ternado.

Cada vez que comienza el día de Open Space, durante los primeros momentos, hay cierta tensión y ansiedad… “se llenará toda esa agenda con sesiones?”… El Marketplace es el espacio inicial en el cual se proponen las sesiones: es una gran ronda de gente (puede ser una elipse o varias, según la cantidad de participantes y dependiendo del lugar disponible), en la cual no importan las jerarquías o los conocimientos de los participantes. Y cada vez, la magia ocurre: los participantes más inquietos y activos, se acercan al centro de la ronda y se presentan, junto a sus propuestas de sesiones. Eligen un nombre atractivo para la sesión, lo escriben en una hoja y lo pegan en algún espacio vacío de la agenda, la cual se va llenando de a poco. Así, propuesta tras propuesta, se decide el contenido (siempre apasionante!) del evento.

Otra gran ventaja del formato Open Space es su capacidad de resolver la organización de eventos de muy distintas cantidades de asistentes. He facilitado eventos con 3 personas y otros con hasta 700, todos ellos con el mismo formato, las mismas reglas y la misma buena energía.

Imposible que no nos guste, porque somos parte activa de su creación y ejecución, necesariamente. Y si queremos aprender sobre algún tema, o compartir alguna experiencia, sólo debemos tener coraje, para animarnos y proponerlo durante el Marketplace.

Sólo eso: animarnos.

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  1. Pingback: Agile Open Educación 2014 – Hacia una mejor educación! | Ágil-mente

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