5 razones para agilizar tu Agencia Digital

 

Este artículo fue publicado en la revista LatinSpot el 10 de julio de 2015.

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Por Pablo Tortorella y Hiroshi Hiromoto (*)

– Hola chicos, ya sé que faltan sólo 10 minutos para que salga la campaña, pero…

Los métodos ágiles llegaron a las agencias digitales para quedarse. Llevan más de dos décadas dando resultados en otras industrias, más que nada en el desarrollo de software, y hace más de dos años desembarcaron en la publicidad.

¿Qué es el agilismo? Es un conjunto de principios, métodos y prácticas con foco en las personas, sus interacciones y en el trabajo colaborativo en equipo, proveniente del mundo del desarrollo de software. Sus promotores, cuando firmaron el “Agile Manifesto” en 2001, llevaban años experimentando formas distintas de organizar el trabajo a la hora de gestionar proyectos, en contraposición a la manera tradicional de trabajo en etapas, en las cuales se intenta alcanzar todo el alcance fijo, acordado inicialmente con el cliente. Esta manera tradicional, fuente de frustraciones, malentendidos, retrasos, desperdicios y horas extra, suele terminar con la entrega de un producto que no corresponde con las expectativas del cliente.

Los beneficios de trabajar ágilmente son tangibles para las marcas y los resultados satisfacen a clientes, creativos, diseñadores, productores, diseñadores, account managers y directores.

Vamos a recorrer esos beneficios, uno a uno.

¡Menos retrabajo!

– Hola Pablo, ¿recordás la gráfica que pasaste la semana pasada, necesito que se rehaga completamente. ¡Gracias!

¿Pedidos poco claros?
¿Cambios a último momento?
¿Retrabajo hasta niveles inimaginables?

¡Todo eso puede solucionarse!

Las agencias más ágiles definen y usan Criterios de Aceptación claros y explícitos para cada uno de sus trabajos, desde el momento en el que se realiza el pedido, para que cada pieza nos lleve el tiempo que requiere sin necesidad de múltiples revisiones y retrabajos. El objetivo es delimitar el trabajo con las condiciones que creemos necesarias, sin recortar la capacidad creativa más de la cuenta, pero marcando los límites y las restricciones existentes de información a mostrar, formato y demás lineamientos. Suele haber Criterios de Aceptación específicos para cada trabajo. Luego, a medida que sigamos trabajando con las mismas personas, iremos aprendiendo constantemente y nuestros Criterios de Aceptación irán mejorando.

Un ejemplo: “El banner debe medir 100px de ancho y 75px de alto”.

¡Y existen formas complementarias de resolver estos problemas!
Algunas palabras clave: Iteraciones, Entregas tempranas, Definición de Hecho, Historias de Usuario, Planning Meetings presenciales, Reuniones de Refinamiento.

Creativos focalizados.

– ¿Dejo lo que estoy haciendo para hacer la propuesta, entonces?

¿En tu agencia cambian de prioridades a diario?
¿Dejaste algo ayer a la mitad y hoy te cuesta retomarlo?
¿No terminaste una cosa y ya apareció otra que deberías tener lista?

¡Todo eso pueden solucionarse!

Hacer dos cosas a la vez, es un mito. Siempre estaremos con el foco en sólo una de ellas, salvo con actividades totalmente incorporadas, tales como respirar o masticar chicle. Muchas personas piensan que trabajando en dos o más cosas en paralelo aumentan su productividad, sin embargo está demostrado que el Cambio de Contexto (también llamado Context Switching) es uno de los hábitos que atenta directamente contra la productividad. Evitar el Cambio de Contexto no sólo hará que los equipos sean mucho más productivos, sino que además tendrán menos y que su trabajo tenga más calidad. ¿Cómo evitar esto? Partiendo las tareas grandes en tareas más granulares, para que ocupen menos tiempo y podamos realizarlas de principio a fin sin interrupciones. También se pueden usar técnicas como la del Pomodoro, que propone concentrarse -sin interrupciones de ningún tipo- durante 25 minutos para realizar una lista de tareas pre-priorizadas, descansando luego 5 minutos.

¡Y existen formas complementarias de resolver estos problemas!
Algunas palabras clave: Planning Meeting, Taskboards, Daily Meetings, Scrum Master (Un facilitador que remueva impedimentos), Evitar el Multitasking, Personal Kanban, Pomodoro Technique.

Más Visibilidad

– Martín, ¿en qué está esa pieza que te pedí esta mañana? ¿Ya la terminaste?

¿Siempre al límite?
¿No sabes quién está haciendo qué?
¿Las fechas de entrega son poco claras?

¡Todo eso pueden solucionarse!

Los Tableros Visuales son una herramienta fundamental de las agencias ágiles que les permite tener visibilidad del trabajo en proceso. De esta manera, saben en todo momento el estado real de los pendientes, pudiendo entonces coordinar fácilmente las actividades necesarias para colaborar y tener claro aquellas actividades faltantes para poder entregar los pedidos. Uno de los objetivos es permitir a las personas tomar decisiones de manera más informada para lograr obtener los resultados esperados. Otro objetivo es minimizar las interrupciones innecesarias para generar foco y aumentar la productividad. Finalmente los tableros también nos permiten organizar los pendientes de tal forma que siempre estén priorizados. Eso evita que cada uno tenga un criterio diferente para elegir qué trabajo hacer e incluso evita que las tareas que ser asignadas por un jefe o líder.

¡Y existen formas complementarias de resolver estos problemas!
Algunas palabras clave: Daily Meetings, Oficinas abiertas, Fechas visibles.

Ritmo sostenible

– ¿Cómo voy a hacer todo este  trabajo en un sólo día? ¿Y conseguimos pizza y cerveza y nos quedarnos a dormir acá?

¿Una pieza se demoró todo el día y debías -además- hacer muchas otras cosas?
¿Tus clientes pretenden que trabajen las 24 horas del día?
¿A las 6PM un cliente te envió un pedido para mañana a las 8AM?

¡Todo eso puede solucionarse!

Cuando un equipo entra en Flow se nota. Todos lo notan. Se trata de esa sensación de que el trabajo pendiente se convierte rápidamente en logros, se trata de tener un criterio unificado y claro para tomar decisiones, de conocer y haber mejorado notablemente el proceso y el conocimiento de las herramientas necesarias para realizar el trabajo, de que cada integrante del equipo conozca muy bien a cada compañero o compañera. Y no es magia. Llegar a ese estado no es simple. Es necesario identificar cómo funciona nuestra dinámica de trabajo, cuáles son los cuellos de botella y en dónde estamos acumulando trabajo no terminado. Para luego ir resolviendo sistemáticamente aquellas problemáticas nos que impiden “entrar en Flow”, para lograr que el trabajo pendiente fluya hacia la generación de valor lo más rápido posible con su calidad inherente.

¡Y existen formas complementarias de resolver estos problemas!
Algunas palabras clave: Priorización, Estimaciones hechas por quienes trabajan, Iteraciones, Planning meeting, Trabajo cara a cara, Satisfacción del cliente, Ley de Pareto.

Equipos muy motivados

– Estoy actualizando mi CV ¿tenés amigos que trabajen en alguna otra agencia?

¿Hay personas desmotivadas y no fluye la creatividad?
¿Siempre peleando con el cliente o con alguna otra parte de la agencia?
¿Rotan constantemente las personas de la agencia?

¡Todo eso puede solucionarse!

Las agencias más ágiles buscan conformar equipos reales de alto rendimiento. Un equipo de este tipo tiene -entre otras cosas- un Propósito Compartido, el cual es fuente de motivación para cada uno de los integrantes que lo conforman. Es algo auténtico, genuino, que todos conocen de memoria y podrían recitarlo sin siquiera dudarlo. Además este propósito está alineado al propósito y objetivos de la organización. Este propósito suele encontrarse como consecuencia de una serie de conversaciones profundas. Tener un Propósito Compartido potencia a los equipos, haciendo que trabajen enfocados, generando valor en cada tarea buscando cumplirlo. Adicionalmente les ayuda a estar constantemente motivados ya que las acciones que realizan día a día no son cabos sueltos sin sentido, sino que tienen una razón de ser que los motiva.

¡Y existen formas complementarias de resolver estos problemas!
Algunas palabras clave: Visión estratégica clara y visible, Multidisciplinario, Ritmo sostenible/sustentable, Trabajos de Calidad, Mejores ideas, Equipos Reales, Modelo de Tuckman.

La clave es que no hay una sola clave

Estos no son los únicos beneficios que disfrutan las agencias ágiles, pero si elegíamos más de 5, el título del artículo sería menos tentador.

El tema de fondo es que, más allá de las herramientas que usemos y las reuniones que tengamos, las calidad de las Relaciones (R) que tenemos determina directa o indirectamente la calidad de los Resultados (R) que tenemos. R=R. Por lo que existen muchas formas de mejorar nuestra forma de trabajo, a partir de observar nuestros hábitos y entenderlos como una forma en la que nos estamos comportando ahora mismo, y que siempre podremos modificar y mejorar.

Incluso la tarea de resolver estas problemáticas, podría ser tarea compleja, pues no siempre estaremos ante temas técnicos o metodológicos, sino que también influyen las cuestiones personales, actitudinales y emocionales de cada persona.

A partir de lo expuesto, esperamos que la primera frase de este artículo se convierta en:

– Che, ¡faltan 10 minutos para que salga la campaña! ¿Me pasás otra lata de cerveza?

Agile Manifesto: http://www.agilemanifesto.org/iso/es/
(*) Por Pablo Tortorella y Hiroshi Hiromoto son integrantes de Kleer, una organización de acompañamiento y coaching para aplicar los métodos ágiles en áreas de innovación.


Si querés compartir este artículo, podés hacer RT del tweet de LatinSpot en el que fue difundido inicialmente, la momento de su publicación: https://twitter.com/LatinSpots/status/619537738837196800

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