Ey, facilitadores y Scrum Masters: ¡¡pilas!!

“Y el Scrum Master del equipo nuevamente se levantó y nos dijo: Muchachos, es hora de la Daily Meeting. Como cada día a esa misma hora, todos lo miramos con cara de pocos amigos cuando nos interrumpe nuestro trabajo.”

Si sos facilitador de algún equipo o espacio, ¿Qué tan lejos te sentís de esta situación? Ojalá que muy lejos, que tu día a día tenga cosas más interesantes que invitar a tus compañeros a una reunión de sincronización.

Que tus días no pasen a escalas grises, y no cedas ante la inherente monotonía que trae consigo un propósito casi utópico de alcanzar. Crear un ambiente asombroso y consciente es un desafío inmenso, en la mayoría de los casos. Que este reto no te apabulle.

“Bienvenido, serás el facilitador de este equipo. Acá tenés impreso el proceso que siguen nuestros Scrum Masters acorde a lo estipulado en las normas de calidad. Mañana es tu primera Planning. En el link que te pasé por correo está el Release Plan con los Deadlines que esperamos para este proyecto. ¡Éxitos!”

Posiblemente esperen de vos las actividades típicas del manual, de la guía. No dejes que esto te consuma. Esto es un llamado a la acción: Espero de vos un rol más atento y activo. Sé consecuente con lo que predicas, no te quedes con la teoría que promueve un libro, descubre tu camino sin miedo a fallar y experimentar. Vas a necesitar coraje, disciplina, creatividad… y un montón de huevos. Y si fueras una señorita o señora: el equivalente, pues.

pd. La valentía no es ausencia de miedo, sino la capacidad de enfrentarlo
(frase inspirada en Nelson Mandela).

Escrito en pares por Camilo Velásquez y Pablo Tortorella, Agile Coaches de Kleer

No te lo tomes a mal, pero…

Tengo algo que decirte.
No lo tomes a mal, pero…

Decime: ¿Qué probabilidad existe de que esa oración termine con una afirmación que sea fácil de digerir?

Entonces, ¿por qué no procesamos un poquito eso antes de decirlo así, como pensábamos decirlo? No planteo que NO lo digamos, sólo que lo pensemos un poquito.

Sobre todo, pregunto esto (a modo de pedido o sugerencia) pues la persona a la cual habitualmente nos referimos en ese tipo de conversaciones, suele ser una persona a quien apreciamos y respetamos. Y tenemos ganas de que escuche y tome (y ojalá tome a bien) nuestra opinión o comentario.

Si tuvimos la intuición y percibimos que el otro podría llegar a tomar a mal nuestro comentario, al punto de hacer ese pre-aviso, hagámosle caso a nuestra intuición. ¡Para que no duela ni ofenda!

Y por las dudas: eso de “la verdad no ofende” me hace mucho ruido, porque el concepto de “LA verdad” me suena complejo y hasta casi irreal. Todos tenemos nuestro punto de vista subjetivo ante la realidad que nos rodea, acorde a nuestro modelo mental, que a su vez se desprende de nuestra historia y experiencia.

Creo que eso de “no te lo tomes a mal” es un anti-patrón de conversaciones que podemos detectar y evitar.

Entonces propongo: al hacer una observación, cuidemos las formas además del contenido😉

7 Principios Lean para potenciar equipos y optimizar procesos

Trabajar en equipo es genial, … cuando es genial. Y muchas veces no lo es.

Quiero presentar un tema que puede posibilitar que eso pase y potenciar tanto a equipos en formación como a equipos ya establecidos.

Se trata de Lean, una interpretación estadounidense del TPS (Toyota Production System) de Taiichi Ohno, quien fuera originario de Japón. También está sumamente relacionado con el concepto Calidad Total de William Edwards Deming y bajo mi punto de vista, se complementa muy bien con las llamadas “Metodologías Ágiles“, tales como Scrum, Kanban, XP y Crystal Clear.

Lean significa liviano, magro (sin grasa) y apunta a la mejora gradual y continua de equipos a partir de un análisis y un trabajo disciplinado sobre sus integrantes, sus procesos, su entorno de trabajo y su contexto.

Los siete “principios Lean” son los siguientes:
– Eliminar el desperdicio.
Reaccionar tan rápido como sea posible.
– Ampliar el aprendizaje.
Decidir lo más tarde que sea posible.
– Potenciar al equipo.
– Ver el conjunto.
– Crear la integridad.

Cada uno de los principios aporta una pieza clave en el rompecabezas holístico que recorre este concepto, el cual, además de apuntar a la optimización de sistemas compuestos por procesos y máquinas, tiene un lado humano sin el cual no estaría escribiendo estas líneas.

En cuanto a la eliminación de desperdicios, se propone analizar toda la cadena de valor para identificar diferentes posibles causas de desperdicio. Se considera desperdicio a filas, esperas, trabajo empezado y no terminado y algunas otras situaciones más. Es todo aquello que NO aporta valor.

Con respecto a reaccionar rápido, se apunta a la flexibilidad y disponibilidad tanto de personas, conocimientos y recursos materiales para dar lugar a la solución de pedidos que provengan de un cliente. Todos queremos poder responder rápidamente los pedidos. Debemos definir qué es “rápido” para nosotros, medir nuestros tiempos reales y accionar en la mejora y sostenibilidad de dichos tiempos. No es más que eso. Y no es tampoco menos que eso.

Con respecto a ampliar el aprendizaje se hace referencia al aprendizaje continuo, generado a partir de reflexión ante errores, capacitación para continuar especializando los saberes necesarios para operar correctamente y con alta calidad y difundir conocimientos que estén centralizados, que suelen ser fuentes de variados problemas.

El más polémico de los principios Lean es, bajo mi punto de vista, el de decidir tan tarde como sea posible. Si agrego que esto se trata de definir cuál es el último momento responsable y actuar antes de ese momento y con toda la información que se pueda reunir para ese instante, entonces deja de ser tan polémico. Pero es una aclaración necesaria. Decidir bien informados es clave.

Potenciar al equipo no es más que ver a ese equipo como algo más que la suma de sus individualidades, para poder entender cómo se complementan los integrantes del mismo y qué riesgos se corren con la distribución de conocimientos y habilidades personales. También se trata de confiar en el equipo y darle lo que necesite para realizar las tareas que deba resolver. La autonomía es algo deseado en el contexto Lean. Equipos que deciden por sí mismos, teniendo en cuenta su contexto. Parece fácil de entender. En la práctica, es bien desafiante.

Ver el conjunto es ampliar el punto de vista personal e intentar verlo todo. No sólo una actividad, no sólo un proceso, no sólo un equipo, no sólo nuestro negocio, no sólo el consumidor, no sólo la competencia, no sólo el mercado, no sólo eso. Todo eso y más. Implica activar todas las capacidades de observación que nos sea posible activar. Para entender qué impactos tienen las decisiones que tomamos y las acciones que llevamos adelante. Y también las que no llevamos adelante. Es el principio que encuentro más difícil de poner en práctica. Esto puede servir, entre otros beneficios, para no maximizar métricas locales que vayan en detrimento de las métricas globales. Es decir, supuestas optimizaciones puntuales que des-optimizan al sistema.

Crear la integridad tiene que ver con llevar adelante esas acciones que, una vez que vemos el conjunto, vemos que podemos realizar. Es la contraparte del anterior principio. Uno nos invita a observar y el otro a actuar. No es uno sin el otro. De igual forma ocurre con los principios de reaccionar rápido y decidir tarde. Curiosamente, también se crea la integridad aplicando cada uno de los otros principios Lean.

Espero que esta explicación que comparto acerca de los 7 principios Lean sea de utilidad y que ayude a su aplicación concreta en equipos de trabajo reales.

Para empezar a aplicar esto, comparto el nombre de dos técnicas concretas: tableros Kanban para visibilizar actividades y estado actualizado de procesos y Value Stream Mapping para el análisis de los mismos.

Aguardo feedback y opiniones. Creo que todos #NecesitamosFeedback, así que son bienvenidos todos los comentarios y experiencias que encuentren necesarios🙂


Gracias a mis colegas y amigos kleerers Martín Salías y Hiroshi Hiromoto, quienes tienen grandes conocimientos al respecto de la cultura nipona en general y de Lean en particular, por sus aportes a este artículo y sus aclaraciones y correcciones🙂


 

Lámina con una referencia a cada uno de los 7 principios Lean. Creada con técnicas de Facilitación Gráfica.

Guías Ágiles – primeros pasos!

En el marco del trabajo colaborativo que realizamos en Kleer, Hiroshi Hiromoto y quien escribe (Pablitux) hemos creado #GuiasAgiles, un lugar en el cual colocamos las dos guías que habíamos creado en forma conjunta durante 2015: #NecesitamosFeedback y #SesionesDeMejora.

Inmediatamente después surgió la idea de ofrecer a los visitantes la posibilidad de que pidan más guías y qué mejor forma que ofreciendo una guía para hacer los pedidos de nuevas guías, la cual se puede encontrar abajo de todo. Así, el 29 de diciembre de 2015 ya eran tres las guías en el lanzamiento🙂

Ese día, con Hiroshi, aplicamos muchísimos de los conceptos ágiles que solemos difundir por el mundo: producto terminado por sobre documentación exhaustiva, pasamos del dicho al hecho en una reunión de una hora y media: elegimos un template para la landing page, elegimos qué información subir y cuál dejar afuera (por ahora), creamos textos, contratamos la URL (guiasagiles.org) y pusimos online un MVP (producto mínimo viable). Y hasta creamos esa tercera meta-guía.

Luego de unas horas y centenares de visitantes en el sitio web, conversando con Rodrigo MonelosNatalia Davidovich surgió la idea de digitalizar una guía que ellos habían hecho para usarla internamente en las oficinas de Kleer de Buenos Aires: #ReunionesConFoco.

Así terminó el año 2015, con cuatro guías y muchos lectores que expresaban su entusiasmo hacia las guías por varias redes sociales.

Ya en los primeros días de 2016 los que tomaron la iniciativa de crear y subir una nueva guía fueron Martín Salías y nuevamente Hiroshi. Se trataba de un paso a paso para realizar proyectos #IncepcionAgil.

Durante estos días de enero ya me han llegado novedades, ofrecimientos y pedidos de nuevas guías, que espero sigan enriqueciendo lo que bautizamos como #GuiasAgiles y que pretende cumplir con el lema “un lugar, todas las guías“.

Los invito a:
1- visitarnos: www.GuiasAgiles.org
2- descargar alguna guía
3- usarla
4- darnos feedback al respecto

Y… si les gustó alguna, difundan esta iniciativa con sus seres queridos y por las redes sociales usando el hashtag #GuiasAgiles😉

Música, maestro

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Llegar temprano, poner música, preparar un mate.
Temprano, Música, Mate.

Con ese ritual comienzan mis días de cursos y talleres en Kleer, ya sea en Buenos Aires o en alguna otra ciudad de Latinoamérica o el resto del mundo.

Las ventajas del “llegatempranismo” son bien conocidas. Algunos casi ni las conocen, así que aprovecho este post y se lo recomiendo a todos y a todas: saboreen la delicia de llegar temprano y no justito ni tarde. Aunque sea cada tanto.

Por otro lado, el mate es un fiel compañero. Bueno, no sé qué tan fiel. Pasa por las manos y la boca de cuanta persona le pasa cerca y le quiere robar un beso. Pero qué buenos momentos nos comparte con sus rondas de sonrisas y agradecimientos -los de “qué rico está”, los de “por fin me toca uno ” y los de “este fue el último”-. Si no te gusta o todavía no probaste un mate, dale una oportunidad a alguno de los mil estilos de mate que surcan el sur del continente sudamericano: Amargos, dulces, con hierbas, con jugos, con y sin palo, caliente, tibio, fuerte, lavado. ¡Casi seguro hay uno para vos!

Pero más allá de qué tan temprano llegás o con qué infusión o bebida acompañás tus días, lo que puede hacer distinto tu día (y tu vida!), es la música. Y lo sabés. Todos lo sabemos.

Estos últimos años estuve, con especial perseverancia, musicalizando los diversos talleres, cursos, reuniones y espacios sociales que tuve la posibilidad de organizar. ¡Y qué buenos resultados me dio!

Aprendí sobre estados de ánimo y gustos musicales de mis colegas, alumnos y amigos. Conocí canciones y ritmos. Aprendí que anunciar en voz alta el nombre del artista y el disco que estamos escuchando es valioso e interesante para muchas personas. Noté que una canción oportuna puede modificar -¡para bien!- la energía de un grupo de personas, aunque éstas ni se conozcan casi entre sí. Noté que muchos tienen ganas de compartir su música. Noté que hay miles de tarareantes y silbadores en el mundo y que los estribillos famosos nos resuenan en todos lados por un buen rato.

Aprendí de la universalidad de Soda Stereo, Calamaro y los Beatles. Noté que el Rock tiene mil formas. Que un tema tranqui nos permite concentrarnos y que “Ob-la-di Ob-la-da” es irresistible para sacarnos sonrisas. Que un jueves con “Friday I’m in love” se convierte de inmediato en viernes.

“Después pasame la playlist que estuvimos escuchando” es un pedido que escucho muy seguido. Y dicha lista de canciones, músicos y discos tiene casi la misma importancia que los apuntes de los mismísimos cursos que suelo facilitar de Scrum, Facilitación Gráfica o Comunicación Efectiva -por mencionar algunos-.

Es por eso y por muchas otras notas que guardo en mi mente, en mi recuerdo y en mi corazón, que les recomiendo a mis colegas docentes, facilitadores, coaches, parrilleros y demás personas del mundo… Pongan música a sus días.

¡Música, maestro!

Y marche otra ronda de mates😉


Aquí les dejo un recital de una de las bandas que más me acompaña en talleres y demás reuniones: Dancing Mood.

Conozcámosnos un poquito más

Hoy estuve trabajando con un equipo de Sura AM en Medellín, en un momento lleno de desafíos para ellos.

Comenzamos el día conociéndonos (ver foto).

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Más tarde, luego del almuerzo, nos contamos -en pares y para iniciar la tarde- lo mejor del fin de semana pasado. Pasados 3 minutos, cada uno resumió muy brevemente la anécdota de su compañero de actividad.

Creo que todo esto dio lugar a que el resto de la mañana y la tarde tuvieran muy buena vibra, lo cual ayudó a que hiciéramos un buen trabajo durante la jornada🙂

Les recomendé que compartieran a diario o al menos con cierta frecuencia novedades o momentos agradables de su vida (laboral y extra-laboral) para seguir conociéndose más en detalle y así poder disfrutar en mayor medida de su día a día compartido.

¡¡Mejorando nuestras Relaciones podemos obtener mejores Resultados juntos!! (R=R)


Créditos a Martín Alaimo, quien me enseñó esta ecuación R=R

El campo argentino y la mejora continua

“En el tambo, un problema habitual que tenemos es el de la comunicación. A veces falta, o la calidad no es buena, entonces no nos entendemos.”

“Es que conocemos muy poco de los empleados que trabajan con nosotros. Y entre ellos tampoco se conocen tanto.”

Ayer facilité un taller sobre “Trabajo en equipo” orientado a productores agropecuarios de las zonas del Noroeste Arenoso de la Provincia de Buenos Aires y del Norte de la Provincia de La Pampa
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Los participantes fueron empresarios, gerentes y asesores de campos, tambos y empresas del campo argentino, de diversos tamaños y composiciones societarias: desde PyMEs familiares de 4 o 5 integrantes hasta grandes empresas con decenas de miles de hectáreas para cultivar y miles de vacas para ordeñar.

El taller se desarrolló en la ciudad de América, partido de Rivadavia, Provincia de Buenos Aires, durante todo el día.
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La actividad estuvo enmarcada en una serie de capacitaciones que el CREA organiza para potenciar al campo en la región.

Trabajamos sobre el impacto que tienen las relaciones interpersonales en la calidad de los resultados de un equipo, y sobre lo importante que es poner foco también en felicidad de las personas, además de las tradicionales calidad y productividad, conformando así las tres patas de una mesa que debe estar equilibrada.

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Hicimos dinámicas para practicar e incorporar temas como la mejora continua a través de reuniones de Retrospectiva, tableros visuales Kanban para la gestión del trabajo, pedidos efectivos, cómo dar y pedir feedback (retroalimentación) efectivamente para mejorar individual y grupalmente, la importancia de los reconocimientos (más allá de lo económico) y un popurrí de temas más.

Es ya la tercera vez que el CREA confía en Kleer y en mí para este tipo de capacitaciones que potencian a quienes se encargan de llevar adelante el campo argentino. Anteriormente he facilitado para asesores CREA y coordinadores de asesores, talleres de “Creatividad e Innovación” y “Facilitación Gráfica”.

Es un honor para mí poder colaborar con uno de las principales industrias de mi país, de las cuales participan activamente mi familia y varios amigos y conocidos.

¡Espero que los conceptos puedan ser utilizados pronto y que la mejora continua campestre sea muy pronto una realidad!
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